فرایند انبارداری و نقش نرم افزار در بهبود و بهره وری آن

کلمات کلیدی:
نرم افزار، دریافت، کنار گزاری، انبار، انبارداری، برداشت، آماده سازی، ارسال، بهینه سازی، تکنولوژی، کالا
مقدمه:
از گذشته تا به امروز فرایند انبارداری در میان جامعه بخصوص جوامع توسعه یافته همواره بوده، و با گذشت زمان بیشتر و بیشتر مورد توجه قرار گرفته است. به طوری که امروزه این فرایند بسیار مهم، به شکل یک علم درآمده طوری که دیگر به صورت سنتی نمی تواند صورت بگیرد و تقریباً در انجام تمام مراحل آن از تکنولوژی های مدرن استفاده می شود. از معروفترین این تکنولوژی ها تکنولوژی نرم افزار می باشد که بدونه وجود آن انبارداری در سطح پیشرفته تقریباً غیرممکن خواهد بود.

نمودار جریان کاری انبار ( Warehouse workflow diagram)

نمودر بالا جریانی را نشان می دهد که در آن عملیات انبار به ترتیب انجام می پذیرد. در ادامه مختصراً به بررسی مراحل مختلف آن می پردازیم.
1. دریافت (Receiving)
دریافت مرحله ای از انبارداری است که به کنترل صحیح محصولی می پردازد که به انبار وارد می گردد. کنترل هم شامل کنترل کمی و هم کنترل کیفی محصول دریافت شده می باشد. این کنترل قطعاً مستلزم صرف زمان خواهد بود که در انبارداری مدرن با توجه به حضور تکنولوژی، این زمان به حداقل رسیده است. مرحله دریافت را می توان به صورت کلی به ریز مراحل زیر ترتیب نمود:
• مقرر کردن یک سفارش خرید (Placing a purchase order)
• آماده سازی فضا در انبار (Preparing space in warehouse)
• تخلیه (Unloading ) به صورت دستی یا اتومیت (Manual or Automated)
• تصدیق کمی و کیفی ( Quantity & quality verification)
• ثبت اطلاعات سفارش در پایگاه داده (Filling in database)

2. کنار گذاری (Put away)
بعد از انجام و اتمام مرحله دریافت اجناس دریافتی در مکانی مشخص قرار می گیرند. یافتن یک نقطه بهینه از انبار که کالا در آن قرار می گیرد را کنارگذاری می نامند. اینکه اجناس در چه مکانی از انبار باید قرار بگیرند، سوال مهمی است که با توجه به پارامترهای زیادی از جمله موارد زیر پاسخ داده می شود:
• میزان دسترس پذیری: در عمل این پارامتر یک عدد است که هر چه بزرگتر باشد به این معنی است که کالا باید در دسترس تر باشد. معمولاً برای کالاهای با گردش بالا این عدد بزرگتر انتخاب می شود.
• شرایط نگهداری: این پارامتر به شرایط ایده آل نگهداری کالا نگاه می کند و لذا بدیهی است که برای تعیین مقصد کالا نقش مهمی را ایفا می کند.
تعداد این پارامترها بسیار می تواند بیشتر باشد که معمولاً در انبارهای مختلف کاملاً متفاوت خواهند بود. یافتن تمام پارامترها به دانش محصول وابسته است که در بسیاری مواقع توسط تولید کننده محصول، حاصل می گردد.
3. گردآوری (Picking)
این مرحله را چنگ اندازی نیز می خوانند. یعنی برداشتن و جمع آوری کردن کالاها بر اساس سفارش مشتری. روند کلی آن به این گونه است که بعد از دریافت لیست کالا های مورد مطالبه، موقعیت آن ها شناسایی می شود و توسط ماشن آلات انتقال و جابجایی، در مکانی مشخص گردآوری می گردند.
4. بسته بندی (Packing)
در این مرحله کالاهای گردآوری شده در مرحله قبل تست کیفی و کمی می گردند و از جمله موارد مهمی که در این مرحله انجام می گیرد برچسب گذاری محصول می باشد تا داده های اصلی و مورد نیاز محصول برای دریافت کننده آن موجود باشد. اتومیت کردن این مرحله از نقطه نظر زمان، امری بسیار مهم تلقی می شود. که مورد توجه بسیاری از توسعه دهندگان نرم افزار می باشد.
5. حمل و نقل یا ارسال (Shipping)
این مرحله ارسال کالا به مشتری می باشد. حصول اطمینان از سالم رسیدن (safety delivery) و سر وقت رسیدن (on time delivery) محصول از جمله مواردی است که در این مرحله به آن توجه شایانی می گردد.
6. برگشت (Return)
برگشت چیزی است که کمپانی امیدوار است که تقریباً هرگز اتفاق نیفتد اما متأسفانه این هم قسمتی از بازی است و اجتناب ناپذیر بودن آن موجب شده است که جزو یکی از مراحل اصلی قرار گیرد. حجم برگشت بالا خبر از وجود یک مسئله خطیر از بعد ناکارآمدی می دهد که سیستم را متحمل هزینه های نسبتاً زیاد می کند. در صورت بروز این مسئله، کالای برگشت داده شده باید مجدداً تست کیفی و کمی گردد. باید مراحل 1 تا 5 مجدداً برای آن منظور گردد. در بسیار مواقع محصول باید برای انجام عملیات تعمیر، برای سازنده ارسال شود که در این صورت مراحل 1 تا 5 به صورت مکرر اجبار به انجام می گردند و لذا کمپانی های بزرگ از تمام توان خود استفاده می کنند تا مرحله برگشت را کمرنگتر کنند.

مروری برسیستم مدیریت انبار (Warehouse Management System) یا WMS
سیستم مدیریت انبار یک ورژن اختصاصی شده از سیستم مدیریت سفارش (OMS) و سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) می باشد که دو نمونه مذکور کمتر به عملیات مرتبط با انبار تمرکز دارند. در سیستم مدیریت انبار در کنار مدیریت موجودی (Inventory management) و مدیریت سفاشات (Order management) جنبه های دیگری از زنجیره تأمین (Supply chain) پوشش داده شده است از قبیل: مدیریت مالی (Financial Management) ، گذارشات انبار (Warehouse reporting) ، استراتژی های هوشمند برای مکانیابی (Location finding) و مکان گزینی (Location opting) کالا در انبار و بسیاری موارد دیگر که اختصاصاً به انبار ارتباط دارند.
حال با توجه به تعاریف بالا و شش مرحله اصلی فرایند انبارداری می توانیم نرم افزار مدیریت انبار را تعریف کنیم.
نرم افزار مدیریت انبار
در صورتی که سیستم مدیریت انبار (WMS) به واسطه یک نرم افزار کاربردی صورت گیرد، آن نرم افزار را نرم افزار مدیریت انبار می نامند.
نرم افزار برای تمام اعمال انجامپذیر در کل پروسه انبارداری، سازمان را یاری می کند. لازم به ذکر است که هنگام توسعه نرم افزار مدیریت انبار همواره این سوال برای تیم توسعه دهنده وجود دارد که یک قابلیت خاص از نرم افزار چگونه می تواند روی افزایش سرعت (Speed) و دقت (Accuracy) اثرگذاری داشته باشد. در ادامه می خواهیم بدانیم نرم افزار مدیریت انبار فرایند انبارداری را چگونه برای سازمان ارائه می دهد.
مدیریت موجودی (Inventory management)
در این رابطه باید گفت نرم افزار از تمام سفارشات و خرید های سازمان مطلع است و در هر حال می تواند یک نگاشت همگام (sync) از موجودی واقعی انبار باشد و در هر زمان که دستگاه اسکنر بارکد استفاده گردد به طور کاملاً اتوماتیک از عمل مرتبط آگاه می گردد و موجودی را بروز رسانی می کند؛ تا همچنان نگاشت موجودی واقعی (Actual Inventory) را کنترل کرده باشد.
دریافت و کنارگذاری (Receive & put away)
در هر زمان که با یکی از مراحل بالا مواجه می شویم دستگاه اسکنر (Hand-held or Hand-gun) کارگر را راهنمایی می کند تا مکان مناسب (Right place) را برای نگه داری انتخاب کند لذا نرم افزار برای اینکه بتواند این راهنمایی را در سطح بهینه (Optimal) انجام دهد به پارامترهای؛ نوع کالا، ابعاد بسته بندی و شرایط نگه داری و ... توجه خواهد داشت. نرم افزار استراتژی های متعددی را بکار می گیرد تا از فضای انبار به صورت بهینه استفده کند. انتخاب محل مناسب برای نگه داری کالا به میزان گردش (Traffic) کالا نیز بستگی دارد؛ برای نمونه کالاهای با گردش بالا در مکان هایی قرار می گیرند که فاصله کمتری با نقطه تخلیه و بارگیری داشته باشند.
نگهداری (Storage)
بدونه شک مکان(Location)ی که کالا در آن نگهداری می شود مهمترین چیزی است که نرم افزار باید مدبرانه آن را ملاحظه کرده باشد. خصوصاً در صورتی که انبار، کالاهای ناهمگون را نگهداری می کند یا در صورتی که انبار همزمان متعلق به کالاهای تأمین کنندگان مختلف می باشد.
نرم افزار طبق الگوریتم های یافتن مکان بهینه، و با در نظر گرفتن معیار های مختلف، مکانی که منطقی تر به نظر می رسد را به کارگر پیشنهاد می کند.
گردآوری کالا (Picking)
لیست کالا های مورد نیاز در انبار که باید گردآوری شوند (Picking list) شامل لیست تمام متریال هایی است که باید برای ارسال به مشتری گردآوری گردند. نرم افزار در این جا نقش کلیدی را بازی می کند. ابتدا لیست بارکد کالا ها را طی یک سفارش به عنوان ورودی می پذیرد و در مرحله بعد کارگر را راهنمایی می کند تا کالاها را گردآوری کند. نرم افزار این قابلیت را دارد که روند را به گونه ای پیش ببرد که در کمترین زمان، گردآوری کالاها تمام شود؛ طوری که تمام محدودیت ها را نیز لحاظ کرده باشد به عنوان مثال؛ کالاهای با تاریخ انقضای کمتر در اولویت قرار گیرند و یا کالاهایی که در شرایط آب و هوایی مطلوبی نمی باشند زودتر انتخاب و ارسال گردند و مواردی از این قبیل.
بسته بندی (Packing)
نرم افزار با مرور سفارش به صورت اتوماتیک می داند که از چه قالبی برای بسته بندی استفاده کند. نرم افزار برای رسیدن به این هدف باید نوع کالا، ابعاد کالا، وزن کالا، شرایط آب و هوایی کالا و بسیاری پارامترهای دیگر را آنالیز کند. نیروی انسانی این امر، راهنمایی های لازم را از نرم افزار دریافت می کنند و اقدام به تهیه و آماده سازی ملزومات بسته بندی می کنند.
انتقال (Shipping)
برای بسیاری نرم افزارهای مدیریت انبار این نکته بسیار مهم است که از سالم رسیدن و سر وقت رسیدن کالا به دست مشتری اطمینان حاصل گردد. لذا در اینجا نیز نرم افزار به عنوان یک بازوی کمکی در اختیار سیستم مدیریت انبار می باشد تا این موارد را کنترل کند. در این میان نرم افزار از قابلیت هایی همچون مسیریابی و تعیین موقعیت جغرافیایی کامیون یا باربر، به کمک تلفن همراه و جی پی اس به وفور استفاده می کند. و در صورتی که تحویل بار ارسال شده بیش از میانگین زمان تحویل (Average delivery time) به طول انجامیده باشد، سرپرست انبار را از وجود یک اتفاق احتمالی مطلع می کند.
برگشت (Return)
نرم افزار این امر ناخواسته را نیز مدیریت می کند و تمام مراحل انجام آن را به صورت اتومیت صورت می دهد و دلیل رخ دادن آن را نیز ثبت می کند تا بدینوسیله دانشش از انجام آن به گونه ای باشد که از تکرار آن جلوگیری کند. و در هر حال بتواند گزارش درستی از وجود کالای برگشتی بدهد.
شاخص های کلیدی عملکرد (Key performance indicators) یا KPI ها
این شاخص ها از دید مدیریتی بسیار مهم تلقی می شوند. و تعداد آن ها می تواند بسیار زیاد باشد اینکه چه شاخصی می تواند مهمتر باشد کاملاً به سازمان و مدیر آن سازمان بستگی دارد. نرم افزار باید قدرتش در ارتباط با شاخص ها طوری باشد که نیاز به یک شاخص خاص را مرتفع کرده باشد.
به عنوان مثال شاخص های "تعداد آیتم های پیک شده (Picked)" و "تعداد آیتم های پک شده (Packed)" می تواند مدیر را از حجم کاری انجام شده توسط اشخاص مطلع سازد تا امتیازاتی به آن ها اعطا گردد و بهره وری خود به خود بالا رود.
نرم افزار مدیریت انبار برای استفاده بر بستر اینترنت تولید و توسعه می یابد (Cloud base) به این دلیل که قسمت های مختلف نرم افزار در مکان های متفرقه باید قابل دسترس و استفاده باشد. در بسیاری مواقع نرم افزار در صورت قطعی اینترنت نیز به صورت خارج از خط (Offline) عملیات را پیش می برد و بلا فاصله با اتصال به شبکه همگام (Sync) می گردد. همزمان اشخاص سازمان در مکان ها مختلف با قسمتهای مختلف نرم افزار، در حال محاوره می باشند به عنوان مثال راننده لیفت تراک در حال مکان یابی کالا است؛ سرپرست انبار در حال بررسی علت برگشت یک محموله است و مدیر انبار نیز گزارش فرکانس رفت و برگشت یک محصول خاص را مطالعه می کند.
چند ویژگی مهم از یک نرم افزار WMS خوب:
1. کاربری آسان (User friendly)
با توجه با اینکه کاربران این قبیل نرم افزارها از دسته جات مختلف می باشند، کاربری نرم افزار باید بسیار ساده و همه کس فهم باشد
2. گزارشگیری کامل و سریع
منظور از گزارشگیری کامل این است که نرم افزار بتواند تمام گزارشات را بر اساس فقره اطلاعات گوناگون به مدیر بدهد و منظور از گزارشگیری سریع این است که مدیر برای یک گزارش خاص مجبور نباشد زمان زیادی منتظر بماند. به عنوان نمونه "نرم افزار حسابداری و مدیریت فروش یدک پلاس" که توسط مهندسین داخل توسعه یافته است از تکنیک چند نخی سازی (Multi-threading) استفاده می کند تا همزمان که گزارش کاربر را آماده می کند به کاربر اجازه انجام امورات دیگر نیز بدهد.
3. امنیت داده ها (Data security)
تمام اطلاعات انبار که در پایگاه داده نرم افزار ثبت شده است برای مدیر انبار حیاتی است و هرگونه اشتباه محاسباتی پیچیده که موجب حذف، عدم تمامیت وناسازگاری داده ها گردد، و گزارشات نادرست و یا با صحت پایین منتشر کند، می تواند سازمان را گمراه کند و یا با زیان های وارده گزاف مواجه سازد.
ویژگی های متعددی از یک نرم افزار WMS خوب قابل بحث است که در این مقاله لزومی به بررسی تمامی این ویژگی ها نمی باشند.
4. هوشمندی (Intelligence)
نرم افزار های امروزی چه در حوزه انبارداری و چه در سایر حوزه ها، در حد قابل قبولی هوشمند سازی شده اند تا از مشکلات ناخواسته نیروی انسانی جلوگیری کند.

مثالی از هوشمندی: فرض کنید که کارگر یک متریال را که جزء مواد اولیه یک محصول نهایی نمی باشد برای انتقال به خط تولید انتخاب کرده باشد. نرم افزار با استفاده از آنالیز درخت محصول متوجه این تناقض می گردد و قبل از ارسال، کارگر را با یک پیغام ساده از وجود این تناقض آگاه می کند. یا هنگام چیدمان اجناس، نرم افزار به صورت هوشمندانه متوجه می شود که یک متریال با سایر متریال های همبود خود، با فاصله زیاد چیدمان شده است و با توجه به این که این کار موجب افزایش زمان گردآوری می گردد، نرم افزار تمایل دارد که از بروز آن جلوگیری کند.
صنعت نرم افزار در کشور ما
خوشبختانه با پیشرفت اینترنت، نرم افزار نیز در کشور ما رشد مطلوبی داشته است. و امروزه تعداد زیادی از مهندسین و دانش آموخته های این فن در کشور مشغول فعالیت هستند. و حتی توانسته اند نرم افزارهای کاربردی زیادی را توسعه دهند؛ که موجب شده است، سازمان ها و اداره های مختلف نسبت به گذشته کمتر نسبت به نرم افزارهای کشورهای دیگر احساس نیاز کنند. در ایران شرکت های زیادی با هدف توسعه نرم افزار تأسیس شده اند.

امیدواریم در آینده شاهد پیشرفت های چشمگیرتری در این حوزه باشیم و برای تمام پژوهشگران، دانشجویان و دانش آموختگان این حوزه آرزوی موفقیت می کنیم.

نتیجه گیری
در دنیای تکنولوژیک امروز که بسیاری از حوزه ها، تکنولوژی را به عنوان نیروی محرکه خود بکار گرفته اند؛ دنیای لوجیستیک و زنجیره تأمین نیز متأثر از آن می باشند و در این راستا از علوم متعدد در حد والا استفاده به عمل آمده است از جمله: مکانیک، کامپیوتر، هوش مصنوعی (AI) و سایر علوم.
تحقیقات و بررسی های اندک نشان از وجود کامپیوتر و نرم افزار به عنوان جزء لاینفک این حوزه، می دهند. دلیل این واقعیت نیاز به دقت و سرعت در حد گسترده می باشد.
شرکت کالا ناوگان شرق تلاش کرده است تا بیش از پیش شاخه مهندسی نرم افزار را به عنوان بازوی محرک این سازمان مورد استفاده قرار دهد تا توانسته باشد خدمات کیفی تری را به هموطنان عزیز ارائه دهد.

با سپاس فراوان از صرف اوقات گرانبهایتان